Az elérhető funkciók az egyes szolgáltatás-csomagoktól függően változhatnak, továbbá bizonyos funkciók elérhetőségét a mobil klienst futtató operációs rendszer is befolyásolja.
A kliens lehetővé teszi a mobiltelefonok és a kliensalkalmazás bizonyos funkcióinak távoli menedzsmentjét is (telefon törlése, lezárása és a kliensszoftver frissítése).
A rendszer használata – az ügyfelek kívánsága szerint – a felhasználó vagy az operátorok által felfüggeszthető, így lehetőség van arra, hogy bizonyos beszélgetésekről vagy bizonyos időszakokban ne készüljön felvétel a telefonon folytatott kommunikációs tevékenységekről. A készülék ebben az esetben automatikusan felajánlja, hogy a felhasználó rögzíteni kívánja-e az eseményt. Az adminisztrátor engedélyezheti, hogy a felhasználó privátnak jelöljön telefonszámokat a kliensen és/vagy a szerveren, így ezen telefonszámokkal történő kommunikáció csak az ellenőrök számára lesz hozzáférhető szükség esetén.
A Synaptel szerver felhasználói felülete a hálózaton, böngészőn keresztül érhető el, fogadja, feldolgozza és tárolja az alárendelt mobiltelefonokról érkező adatokat, és strukturált formában a felhasználó elé tárja, lehetővé téve azok elérését, megtekintését, keresését és szűrését.
A rendszer kiépítésekor a legfontosabb szempont az adatok biztonsága volt.
A telefonon két típusú adat található: az egyik a telefonon eleve létező adat (SMS, fotó, kontaktok, stb.), melyeket a szerver külön nem titkosít, mivel a kliensen is megtalálhatóak; valamint az alkalmazás által létrehozott adat (pl. hangfelvétel vagy munkafolyamat menedzsment esetén a fotó), melyek titkosítva kerülnek a telefon háttértárjába.
Minden fájlhoz egyedi titkosító kulcs generálódik (AES algoritmussal). A mobil és szerver közti kommunikáció csakis SSL-lel (HTTPS) csatornán folyik, ezen kívül minden kommunikáció mindkét irányban digitális aláírással van ellátva (message authentication code), HMAC-SHA1 algoritmust használva. A szerverre érkező SMS-ek szintén digitális aláírással vannak ellátva, így csakis a megfelelő SMS-eket fogadja el az alkalmazás. A szerveren beállítható, hogy a titkosított fájlok titkosan tárolódjanak, kizárólag a lejátszáskor és letöltéskor titkosítódnak vissza.
Az adatok a szerveren különböző jogosultsági szintek szerint érhetőek el, melyhez az elérés felhasználónévvel és jelszóval védett. Az alap felhasználó adminisztrátori engedélyezés alapján beléphet a szerverre, törölhet eseményeket, letölthet eseményeket (pl. hívásokat). Az operátor az adminisztrátor által létrehozott csoportok tagjainak adataira és bejegyzéseire lát rá, visszahallgathatja a hívásokat, de nem törölhet eseményeket. Az ellenőr minden eseményhez hozzáfér, bármit letölthet és törölhet, a felhasználószintű kivétellistát megtekintheti, a cégest módosíthatja. Az ellenőr ezen kívül láthatja az adminisztrátori naplót, így követheti az adminisztrátor tevékenységét. Az adminisztrátor a beállításokért felel, látja az adminisztrációval kapcsolatos ügyféladatokat, de nem fér hozzá a rögzített adatokhoz, azokat nem hallgathatja meg vagy törölheti.